Amikor egy rendezvényekben kevéssé jártas megrendelő megnéz egy helyszínt, általában üresen látja. Jó esetben bútorokkal.
Nagyon csalóka tud lenni, egy üres tér. Sokkal kisebbnek (vagy akár nagyobbnak) látszik, mint a rendezvényre berendezve. A helyszínrajzokon feltüntetett négyzetméter számok, meg egyenesen zsákutcába vihetnek minket. Az átlagember fejében mondjuk egy 200 négyzetméteres terem, az 5 panellakás alapterülete, de ez ne tévesszen meg senkit. Hamarabb be lehet lakni ezt a területet mint gondolnánk.
Most tudom, hogy nem leszek népszerű a helyszín üzemeltetők körében, de ne higgyük el mindig, amit mondanak akkor, ha a maximális létszám közelében vagyunk a rendezvényünkkel. Azt is értsük meg, hogy nekik nagyon nehéz elengedni egy teltházas rendezvényt, mert mindenkinek az az álma.
Gyanakodjunk az olyan mondatoknál, mint:
Volt már ilyen rendezvényünk, igaz a csilláron is lógtak…
Meg tudjuk oldani, kisebb kompromisszumokkal…
Ez a létszám cipőkanállal, de befér…
Az közelebb visz a megoldáshoz, ha egy MÉRETARÁNYOS berendezési rajzot kérünk a helyszíntől, és azt összevetjük a tervezett rendezvényünk struktúrájával. De ez csak a kezdet.
Ha ennek alapján alkalmas lehet, akkor kérjünk fotókat egy hasonló megvalósult rendezvényről, vagy menjünk vissza egy „éles” helyzetben, amikor olyan létszám van a teremben (és olyan berendezés), mint amit mi szeretnénk.
A terem mellett, legalább olyan fontos a kiszolgáló egységek mérete, elhelyezkedése, berendezhetősége, vagy wc-k száma, megközelíthetősége.
Az ehhez kapcsolódó story-m is saját élmény, még ha nem a legkellemesebb:
Egy általam jól ismert helyszínen tartottunk egy konferenciát, ami a létszámát tekintve kényelmesen elfért a teremben, de néhány dologra nem gondoltunk:
A terem előtere és a vendégfogadásra szánt rész nem volt túl tágas, de arra pont elég volt, hogy a regisztráció, a ruhatár és a kávészüneti bekészítés helyet kapjon benne. Arra viszont már nem, hogy a konferencia reggelén megjelent kiállítókat is elhelyezzük benne ☹. Erről sajnos elfelejtettek szólni nekünk, így hirtelen a regisztráció kiszorult a bejárathoz, a mobil ruhatár meg mellé.
Ez azt eredményezte, hogy az egyszerre érkező vendégek a regisztrációs folyamat során nem fértek el, így a sor kilógott az utcára, az ajtót nem lehetett becsukni, és a november eleji szél végigsöpört az előtéren, didergésre késztetve a vendégeket a kávészüneti bekészítésnél.
Roppant kínos, amikor a vendégek egy része az utcán vacogva áll sorba, aki bejutott, az meg kabátban kávézik az előtérben. Aznap reggel kiemelkedően fogyott a tea az biztos.
